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电力企业非招标方式采购流程控制体系建设
发布时间:2019-09-16 14:42:00

非招标采购通常可以分为竞争性谈判、单一来源采购、询价采购三种组织形式,企业应当根据自身实际需要设计企业内部的非招标采购方式、采购流程,并对采购过程中可能产生的风险加以防控。本文结合作者工作经验,从采购制度、采购平台、采购人员素质三方面着手,总结了电力企业非招标采购流程的控制与完善措施,为相关企业设置标准、完善流程提供参考。

《必须招标的工程项目规定》(国家发展改革委令第16号)将工程类的招标限额提高到400万元人民币,将重要设备、材料等货物采购类的招标限额提高到200万元人民币,将勘察、设计、监理等服务采购类的招标限额提高到100万元人民币。政策调整的结果,就是大幅缩小必须招标的工程项目范围,使企业可以采用更灵活的非招标采购模式开展生产活动,既保证市场行为的公正性,又最大限度地开发市场潜力为企业服务,这也是招标投标领域落实党的十九大和十九届二中、三中全会精神,深化“放管服”改革的重要举措。

有鉴于此,如何宣贯好政策,进一步造福企业,笔者结合工作经验,着眼非招标采购流程,从采购制度、采购平台、采购人员素质三方面着手,浅析电力企业非招标采购流程控制与完善。

一、采购制度方面

由于国家层面关于非招标采购的法律法规相对较少,所以企业初期的非招标采购制度相对不完善,可操作性低。比如询价采购参与厂家数量没有规定,转单一来源理由不明确等,导致实际操作中过程千差万别,有的询价项目有两家应答人,有的询价项目有三家以上应答人,有的询价项目只有一家应答人直接转单一来源采购,最终在巡视审计时被扣以制度不健全的“帽子”。要避免这种情况,就需要企业遵循“公开、公平、公正和诚实信用” 以及有利于公司发展的原则,自主制定一套完善的操作性强的非招标采购管理办法。建议如下:

1.非招标采购范围的明确。根据《招标投标法》《招标投标法实施条例》《工程建设项目货物招标投标办法》《工程建设项目施工招标投标办法》《必须招标的工程项目规定》相关条款制定非招标采购范围,同时坚决杜绝通过拆分规避招标的行为。

2.采购方式合理选择。非招标采购方式主要包括竞争性谈判、询价、单一来源。企业需结合自身特点,制定各种采购方式的适用条件办法,合理合规地选择非招标采购模式。比如货物采购,可以采用询价方式,复杂的工程及服务类项目采购,可以采用竞争性谈判方式,而使用专利技术或需要保持系统完整性等情况,可以采用单一来源采购方式,另外还要考虑企业实际操作中遇到的特殊采购案例,比如两次招标采购失败后改为非招标采购的情况,多次竞争性谈判失败后可否转单一来源采购,企业和垄断行业对接的业务如何合理合规地选择采购方式等。

3.生产、采购、审批部门的职责分工。需明确企业各相关部门权责,合理分工,尽量做到权责一致,避免问题交叉时的推诿扯皮。采购结果审批流程设置要合理,相关责任部门要互相监督。这一环节是关系到企业运营的重点环节,需要仔细斟酌,过于简单会降低操作性,增加违规风险,过于复杂又违背了《必须招标的工程项目规定》的发布初衷,降低了工作效率。

4.采购流程程序的优化。非招标采购信息不需要在国家指定媒体发布,发布时间、截止时间也无具体标准规定。企业应根据生产经营需要,借鉴成熟的招投标模式,在保证应答人了解充分、响应彻底、竞争公平的前提下,规划合理的发布、响应时间等采购流程细节,并通过制度固化下来。

5.违规处罚机制的科学设立。科学的管理制度,合理的奖惩机制,能充分发挥团队优势,促进企业良性发展。企业要结合国家政策和内部规章制定奖惩机制,特别要制定对企业内部人员和应答人违反相关法规的处理办法。

二、采购平台方面

随着《电子招标投标办法》的发布,电子招标这种借助计算机和网络的采购方式逐渐被企业接受并推广,大型企业通常会投入大量人力、财力建设自己的集信息发布、评审、合同管理等采购全过程于一体的电子采购平台。一个好的采购平台应操作界面清晰、模块设置合理,各模块之间紧密联系,切实提升资源优化配置,才能提高工作效率,降低采购成本,整个采购流程还可长期保存,随时查阅。

(一)电子采购的优势

1.增加采购信息透明度。采购信息一次性发布,供应商接收及时高效,确保公平性。采购公告、成交结果公示等均在网络上公开发布,采购人可以随时掌握采购进度,也便于行政监督机关进行审查,减少人为因素影响采购结果等违法行为。

2.促进采购程序规范化。电子采购从技术上严格限定了操作流程,每个步骤均需与采购制度符合,操作人员无法私自改变程序设定,所有操作均留有痕迹,更为有效地减少人为因素对采购过程的影响。

3.评审过程更加公正。评审专家根据系统提示进行每一步操作完成评审,相对于纸质采购活动时会议桌式评审,专家不容易受到干扰,独立性更强,有效地保证评审的公正性。

4.网上操作更加方便快捷。系统会对大量数据进行统计分析,大大减轻评审专家工作量,降低错误率。

5.资料电子化存档。整个采购过程的相关资料都可以进行电子化存档,随时进行搜索查询,从而节约了大量人力成本和纸质文件的存放空间。

6.专家库管理规范化。对符合资质的专家进行分类整合,评审前按专业随机抽取,评审后对专家进行考核,实现规范化管理。

7.节约成本。无须纸质文件,免去了传统标书打印、装订等制作成本;应答人无须当场递交文件,节约了差旅费。羊毛出在羊身上,以前这些费用都会分摊到报价中,电子采购无形地为企业节约了资金。

笔者所在的中国华电集团公司,在国家鼓励利用信息网络进行电子招标及采购的形势下,统一规划建设了专业B2B电子商务平台。该平台主要以第三方服务的形式为系统各单位提供电子商务服务,集团内部的非招标采购业务于2018年8月在此平台上成功运营。

以下是竞争性谈判、询价、单一来源采购三种模式的流程设置。

竞争性谈判流程见图1。其中发布竞争性谈判公告环节必须满足72小时;应答截止时间前无法看到应答文件;应答人少于两家流程关闭。

询价流程见图2。其中发布询价公告环节必须满足72小时;应答截止时间前无法看到应答人名称及应答文件;报名厂家少于三家流程关闭;评审合格的有效应答人少于两家流程关闭。

单一来源采购流程见图3。发布邀请信息环节必须上传采用单一来源方式采购的审批文件,否则系统流程无法继续运行;还价环节必须在应答截止时间前进行,此项设置是默认应答人响应采购文件,应答截止时间后价格不能变动,如果评审出有差异,必须在报价范围内修正应答文件。

(二)电子采购所面临的问题

1.关注度低。由于企业采购平台信息关注度相对较低,入会供应商少,通常只有和企业发生过业务的供应商,导致采购信息发布后应答人数量不多,采购结果竞争不充分。

案例:甲、乙两发电公司分别采购一批规格型号相同的电力电缆,甲公司采购金额较大,且属于工程建设项目,属于依法必须招标项目,在中国采购与招标网发布招标公告,各大电缆制造企业纷纷报名参与,最终有十六家单位竞标,竞争充分。乙公司采购金额较小,不属于依法必须招标项目,在企业内部采购平台发布非招标采购公告,报名截止前一天只有两家电缆制造企业报名参与,采购人在报名截止时间前电话通知各大企业,有的企业答复尚未入库,有的企业答复“想参加,但是没看到信息”。由此可见,企业内部采购平台关注度相对较低。

2.维护经验不足。电子采购平台技术人员维护开发经验不足,在使用过程中偶尔出现无法上传文件、上传文件丢失、下载文件错误无法打开等问题,增加了各方重复工作量,在影响采购进程顺利开展的同时,也会削弱采购人与应答人使用采购平台的积极性。

案例:某采购项目要求应答人分别上传PDF版(签字盖章)及Word版(提取属性信息查处围串标)应答文件,否则取消应答资格。应答截止时间后,发现A公司无Word版应答文件,取消其应答资格。A公司收到信息后发来质疑,声称已按要求上传Word版文件,是采购平台出现错误。通过联系采购平台客服,从后台数据中发现其质疑属实,确实是由于平台漏洞导致应答文件上传后丢失。最终由采购平台出具证明,提取原始文件后,恢复A公司应答资格。

3.监督不到位。按照相关法律规定,有关行政监督部门应对采购活动及其当事人的行为实施监督。但在实际工作中,基层企业采购的监督工作一般由纪检监察部门负责。受专业能力限制,纪检监察部门工作人员只能对采购的程序是否合规进行监督,对深层次信息如是否泄露标底、是否围串标等在短时间内无法判断;对采购文件的专业性内容更难以做出准确判断。

行政监督部门应采取相应的网络监督手段对采购进行监督,但目前大多数行政监督部门尚不具备有效的监督方式,无相应的网络接口,缺乏必要的技术准备。

企业电子采购平台的发展任重而道远,应最大限度地利用网络信息技术帮助企业高效、便捷、规范地实现采购目标。

三、采购人员素质方面

再好的管理制度、再完美的操作平台也需要采购工作人员去实施操作,“软硬”结合,齐抓并举,才能进一步提升采购质量。

采购岗位属于“高危岗位”,历年来在采购岗位迷失自我、走向犯罪的采购人员不胜枚举。供应商会想方设法接近采购人员,送“礼物”、处“朋友”,进而套取相关采购信息,达到自己的目的。职业素质不高的采购人员往往会被糖衣炮弹吞噬,成为供应商“朋友”安插在企业的卧底,做出损害企业利益、破坏采购大环境的事情,害人害己。

采购人员如果专业素质不高,为达目的编制的采购文件包含排斥性条款、违规指定等问题,会严重耽误采购质量,影响企业生产,同时会直接导致应答人的质疑和投诉,甚至会有被起诉的法律风险。这就需要企业定期举行采购专业知识培训,及时宣贯新的政策法规,根据国家相关政策与企业采购实际操作中遇到的问题,适时调整采购管理制度,提高采购人员专业素质,使其能独立审查出采购文件中违法违规的条款,做到违规文件不发布,减少质疑、投诉现象的发生。

诚实守信是采购人员做好采购工作的根本前提,也是基本职业素养。采购人员只有具备了言行一致、做老实人、说老实话、办老实事,不弄虚作假、不欺上瞒下,才能在具体的采购工作中坚持原则,严格依照规定的操作程序进行操作,自觉地避免各种欺诈、串通、隐瞒等等不法行为,才能切实地保障各有关方面的正当权益。

因此,企业应严明奖惩机制,大力培养采购人员爱岗敬业精神,提升采购人员客观公正、自我约束、自我规范、自我控制能力,自觉树立高尚的觉悟良知和道德水准,自觉增强抵制不正之风的能力,对“红线”抱有不敢越、不能越、不想越的敬畏意识。

四、结束语

目前非招标采购范围的扩大,是国家为降低企业成本做出的重大利好,企业应抓住契机,从制度、平台、人员入手,建立一套适合本企业的科学标准制度,不断完善采购平台流程,提升采购人员素质,在法律法规的框架下充分发挥企业的自主权,进一步为企业的腾飞添砖加瓦。

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作者:綦伟梁

作者单位:华电山东物资有限公司

来源:《招标采购管理》


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