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政府采购档案如何管?内蒙古有新招!
发布时间:2023-10-30 00:00:00
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政府采购档案如何管?内蒙古有新招!

来源:政府采购信息网

政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。为了实现对政府采购档案科学化、规范化管理,内蒙古自治区财政厅最近出台了新的《内蒙古自治区政府采购档案管理办法》(以下简称《办法》)。内蒙古自治区财政厅政府采购处负责人告诉记者,这一《办法》的出台将进一步推动政府采购的透明度和合规性,同时提高政府采购档案的规范化和信息化水平。

记者了解到,内蒙古自治区向来重视政府采购全流程可追溯,但是该区财政厅在开展代理机构检查时发现政府采购档案遗失、不全等问题比较突出,为此出台了这一《办法》。《办法》明确规定,政府采购档案的管理实行“谁采购、谁负责”的原则,并强调了档案归集、管理、利用和销毁等环节的责任制。

“《办法》体现了新办法对电子化档案管理的重视,并强调了档案的真实性、完整性和高效性。在档案归集方面,《办法》要求政府采购档案必须规范完整、内容齐全。所有档案资料,包括签名、印章等,都必须真实有效。对于电子档案,除了需要符合电子签名法规定的电子签名外,必须能够正常读取。《办法》还要求采购人、采购代理机构应在电子化采购活动结束之日起15个工作日内登录电子交易系统下载政府采购项目电子化交易全过程档案,并进行归集。”上述负责人对记者说。

此外,《办法》还规定了政府采购档案应按照《政府采购项目应归档文件资料清单》进行归集。这包括但不限于采购预算、采购意向、采购需求管理、采购计划、采购方式变更审批、单一来源采购公示、采购进口产品审核、委托代理协议等前期文件资料;采购文件及其澄清或修改、采购公告、中标(成交)通知书、答疑等文件资料;投标(响应)文件及其补充、修改内容、撤回记录、投标人资格审查、开标记录和录音录像等文件资料;专家抽取、采购人代表授权、评审过程及评审报告等评审文件资料;采购合同及其补充、修改、中止或终止、履约验收、资金支付等文件资料;质疑及答复、投诉处理等文件资料;以及其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。

同时,《办法》鼓励并规范了政府采购档案的信息化建设。明确了逐步实现政府采购档案管理数字化转型的目标,并强调了电子政府采购档案与传统载体档案具有同等效力。

在监督检查方面,《办法》规定各级财政部门应依法对政府采购档案进行监督检查,并强调了相关机构和人员在监督检查过程中应遵守的程序和职责。此外,《办法》还要求对发现的问题及时进行整改。

“总的来说,《办法》的出台这不仅有助于加强对政府采购行为的监督和管理,也有利于提高政府采购的效率和便利性。未来,内蒙古自治区财政厅将继续加强对政府采购档案的管理和监督,以确保政府采购行为的公正、透明和合法。”上述负责人如是说。



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